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CONTATTI RESPONSABILE PROTEZIONE DATI
QUATTROCCHI UMBERTO  quattrocchi@studioetis.191.it 3482617557

 

LINEE GUIDA PER IL TRATTAMENTO E LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI PER GLI ASSISTENTI AMMINISTRATIVI, INCARICATI DEL TRATTAMENTO

Le presenti Linee Guida contengono la descrizione delle misure operative da adottare per garantire la sicurezza dei dati personali.

Costituisce trattamento qualunque operazione, svolta con o senza l’ausilio di mezzi elettronici o comunque automatizzati, concernente la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la conservazione, l’elaborazione, la modificazione, la selezione, l’estrazione, il raffronto,  l’utilizzo,  l’interconnessione,  il blocco,  la comunicazione, a diffusione, la cancellazione e la distruzione dei dati.

Nello svolgimento delle sue mansioni, l’incaricato dovrà:

  • accedere solo ai dati strettamente necessari all’esercizio delle proprie mansioni trattare i dati personali in modo lecito e secondo correttezza;
  • raccogliere e registrare i dati personali per scopi determinati, espliciti e legittimi, ed utilizzarli solo per operazioni di trattamento compatibili con le finalità connesse all’attività svolta;
  • verificare che i dati siano esatti, aggiornandoli nel caso in cui si renda necessario, e che siano pertinenti, completi e non eccedenti rispetto alle finalità per le quali sono raccolti e successivamente trattati;
  • conservare i dati in forma che consenta l’identificazione dell’interessato per un periodo di tempo non superiore a quello necessario agli scopi per i quali essi sono stati raccolti e successivamente trattati;
  • comunicare o eventualmente diffondere o trasferire all’esterno i dati personali esclusivamente ai soggetti autorizzati e riceverli legittimamente per le finalità per le quali gli stessi sono stati raccolti e comunque nel rispetto delle istruzioni ricevute;
  • non comunicare a terzi, al di fuori dell’ambito lavorativo, o in difformità dalle istruzioni ricevute, qualsivoglia dato personale;
  • fornire sempre l’informativa agli interessati, ai sensi dell’art 13 del D.lvo 196/2003, utilizzando i moduli appositamente predisposti;
  • accertarsi che gli interessati abbiano autorizzato l’uso dei dati richiesti;
  • informare prontamente il responsabile del trattamento di ogni circostanza idonea a determinare pericolo di dispersione o utilizzazione non autorizzata dei dati stessi; accertarsi dell’identità degli interessati e della loro autorizzazione al trattamento e dell’eventuale autorizzazione scritta a terzi, al momento del ritiro di documentazione in uscita;
  • non fornire telefonicamente o a mezzo fax dati e informazioni relativi a terzi, senza una specifica autorizzazione del responsabile;
  • non fornire telefonicamente o a mezzo fax dati e informazioni ai diretti interessati, senza
  • avere la certezza della loro identità;
  • non lasciare a disposizione di estranei documenti o supporti di memorizzazione (floppy disk, cd, dvd, pendrive, ecc.) che contengono dati personali o sensibili;
  • accertarsi della distruzione di documenti inutilizzati contenenti dati personali o sensibili; non abbandonare la postazione di lavoro, senza aver provveduto a custodire in luogo sicuro i documenti contenenti dati personali (es. archivi o contenitori muniti di serratura);

in caso di utilizzo di strumenti informatici:

  • scegliere una password che sia composta da otto caratteri e non facilmente intuibile, evitando che contenga riferimenti alla propria persona (es. proprio nome o di congiunti, date di nascita, ecc.);
  • curare la conservazione della propria password ed evitare di comunicarla ad altri; cambiare periodicamente (almeno una volta ogni tre mesi in caso di trattamento di dati sensibili o giudiziari, altrimenti ogni 6 mesi) la propria password;
  • modificare prontamente (ove possibile) la password assegnata dal custode delle credenziali;
  • trascrivere su un biglietto chiuso in busta sigillata e controfirmata la nuova password e consegnarla al custode delle credenziali;
  • spegnere correttamente il computer al termine di ogni sessione di lavoro;
  • non abbandonare la propria postazione di lavoro per la pausa o altri motivi senza aver spento la postazione di lavoro o aver inserito uno screen saver con password;
  • in caso di utilizzo di posta elettronica, non aprire documenti di cui non sia certa la provenienza e controllare accuratamente l’indirizzo dei destinatari prima di inviare email contenenti in allegato o nel corpo del messaggio dati personali;
  • in qualità di addetto alle operazioni di trasmissione telematica, non prendere cognizione della corrispondenza telematica e non duplicare o cedere a terzi informazioni, anche in forma sintetica o per estratto, sull’esistenza o sul contenuto di corrispondenza, comunicazioni o messaggi trasmessi per via telematica, salvo che si tratti per loro natura di informazioni destinate ad essere pubbliche.

LINEE GUIDA PER IL TRATTAMENTO E LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI PER I COLLABORATORI SCOLASTICI, INCARICATI DEL TRATTAMENTO

Le presenti Linee Guida contengono la descrizione delle misure operative da adottare per garantire la sicurezza dei dati personali.

Costituisce trattamento qualunque operazione, svolta con o senza l’ausilio di mezzi elettronici o comunque automatizzati, concernente la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la conservazione, l’elaborazione, la modificazione, la selezione, l’estrazione, il raffronto, l’utilizzo, l’interconnessione, il blocco, la comunicazione, la diffusione, la cancellazione e la distruzione dei dati.

Nello svolgimento delle sue mansioni, l’incaricato dovrà:

  • agire in modo lecito e secondo correttezza in occasione della gestione delle comunicazioni telefoniche e a mezzo fax, della duplicazione attraverso fotocopie, del trasporto di documenti ed elenchi contenenti dati personali e della posta;
  • rispettare i divieti di comunicazione e diffusione dei dati trattati e a non utilizzarli per finalità incompatibili con quelle relative al profilo di appartenenza;
  • effettuare esclusivamente copie fotostatiche di documenti per i quali si è autorizzati; accertarsi che al termine delle lezioni non restino incustoditi documenti contenenti dati personali o sensibili di alunni o dei docenti (es. registri di classe, registri personali dei docenti, ecc.), segnalando tempestivamente l’eventuale presenza al responsabile del trattamento e provvedendo temporaneamente alla loro custodia;
  • non lasciare a disposizione di estranei fotocopie o documenti che contengono dati personali o sensibili;
  • accertarsi della distruzione di documenti inutilizzati contenenti dati personali o sensibili;
  • non abbandonare la postazione di lavoro, senza aver provveduto a custodire in luogo sicuro i documenti trattati.

LINEE GUIDA PER IL TRATTAMENTO E LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI PER I DOCENTI, INCARICATI DEL TRATTAMENTO

Le presenti Linee Guida contengono la descrizione delle misure operative da adottare per garantire la sicurezza dei dati personali.

Costituisce trattamento qualunque operazione, svolta con o senza l’ausilio di mezzi elettronici o comunque automatizzati, concernente la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la conservazione, l’elaborazione, la modificazione, la selezione, l’estrazione, il raffronto, l’utilizzo, l’interconnessione, il blocco, la comunicazione, la diffusione, la cancellazione e la distruzione dei dati.

Nello svolgimento delle sue mansioni, l’incaricato dovrà:

  • accedere solo ai dati strettamente necessari all’esercizio delle proprie mansioni; trattare i dati personali in modo lecito e secondo correttezza;
  • raccogliere e registrare i dati personali per scopi determinati, espliciti e legittimi, ed utilizzarli solo per operazioni di trattamento compatibili con le finalità connesse all’attività svolta;
  • verificare che i dati siano esatti e, se necessario, aggiornarli;
  • verificare che i dati siano pertinenti, completi e non eccedenti rispetto alle finalità per le quali sono raccolti e successivamente trattati;
  • conservare i dati in forma che consenta l’identificazione dell’interessato per un periodo di tempo non superiore a quello necessario agli scopi per i quali essi sono stati raccolti e successivamente trattati;
  • non comunicare a terzi, al di fuori dell’ambito lavorativo, o in difformità dalle istruzioni ricevute, qualsivoglia dato personale;
  • informare prontamente il responsabile del trattamento di ogni circostanza idonea a determinare pericolo di dispersione o utilizzazione non autorizzata dei dati stessi;
  • non fornire telefonicamente o a mezzo fax dati e informazioni relativi a terzi, senza una specifica autorizzazione del responsabile;
  • non fornire telefonicamente o a mezzo fax dati e informazioni ai diretti interessati, senza avere la certezza della loro identità;
  • non lasciare a disposizione di estranei documenti o supporti di memorizzazione (floppy disk, cd, dvd) che contengono dati personali o sensibili;
  • accertarsi della distruzione di documenti inutilizzati contenenti dati personali o sensibili; non abbandonare la postazione di lavoro, senza aver provveduto a custodire in luogo sicuro i documenti contenenti dati personali;
  • consegnare il registro di classe al collaboratore scolastico incaricato, al termine delle attività didattiche giornaliere, per la sua custodia in apposito armadio dotato di serratura nella stanza individuata come sala professori dell’edificio;

in caso di utilizzo di strumenti informatici:

  • scegliere una password che sia composta da otto caratteri e non facilmente intuibile, evitando che contenga riferimenti alla propria persona (es. proprio nome o di congiunti, date di nascita, ecc.);
  • curare la conservazione della propria password ed evitare di comunicarla ad altri; cambiare periodicamente (almeno una volta ogni tre mesi in caso di trattamento di dato sensibili o giudiziari,altrimenti ogni 6 mesi) la propria password;
  • modificare prontamente (ove possibile) la password assegnata dal custode delle credenziali;
  • trascrivere su un biglietto chiuso in busta sigillata e controfirmata la nuova password e consegnarla al custode delle credenziali;
  • spegnere correttamente il computer al termine di ogni sessione di lavoro;
  • non abbandonare la propria postazione di lavoro per la pausa o altri motivi senza aver spento la postazione di lavoro o aver inserito uno screen saver con password;

in caso di utilizzo di  posta elettronica:

  • non aprire documenti di cui non sia certa la provenienza;
  • controllare accuratamente l’indirizzo dei destinatari prima di inviare email contenenti in allegato o nel corpo del messaggio dati personali.